இமெயில்(EMAIL) தவறுகளைத் தவிர்க்க ஒரு செட்டிங்(setting)

தினந்தோறும் இமெயில்களை அனுப்பும் நாம் அடிக்கடி இந்த தவறினைச் செய்திருக்கிறோம். ஒருவருக்கு எழுதிய கடிதத்தினைத் தவறாக மற்றொரு நபருக்கு அனுப்பியிருக்கிறோம். கோபமாக எழுதிய கடிதத்தினைச் சரியான நபருக்கு அனுப்பி விட்டுப் பின் மனம் வருந்தியிருக்கிறோம்.

பத்திரிக்கைகளுக்குக் கட்டுரை எழுதும் என் நண்பர் ஒருவர் அனுப்ப வேண்டிய பத்திரிக்கைக்குப் பதிலாக வேறு ஒரு பத்திரிக்கைக்கு அனுப்பி விட்டார். வெகுநாட்களுக்குப் பின்னரே தவறு உணரப்பட்டுச் சரி செய்யப்பட்டது.

இதற்குக் காரணம் இமெயில் மெசேஜ் எழுதுவது மிக எளிது. பேப்பரோ, பேனாவோ தேவையில்லை. சிஸ்டத்தில் அமைத்துவிடலாம். மேலும் அனுப்ப முகவரி எழுத வேண்டியதில்லை. கவர் தேவையில்லை.ஸ்டாம்ப் தேவையில்லை. போஸ்ட் பாக்ஸ் இருக்குமிடம் அல்லது கூரியர் அலுவலகம் செல்ல வேண்டியதில்லை. ஏன் எல்லாருக்கும் தெரிந்த இந்த தகவல்களை அடுக்குகிறேன் என்றால் இந்தக் காலத்தில் நாம் மனதை மாற்றிக் கொண்டால் அந்தக் கடிதத்தை எந்நேரமும் நிறுத்திவிடலாம்.

ஆனால் இமெயில் கிளையண்ட் புரோகிராம்கள் எல்லாம் அப்படிப்பட்ட கால அவகாசத்தினைத் தராது. சென்ட் பட்டனை அழுத்தியசில நொடிகளில் உங்கள் கடிதம் சம்பந்தப்பட்டவரின் மெயில் பாக்ஸை அடைந்துவிடும்.

ஏன், இந்த இமெயில் புரோகிராம்களும் சற்றுக் காக்கவைத்து பின் அனுப்பினால் என்ன? என்ற எண்ணம் தோன்றுகிறதா? தாராளமாகச் செய்திடலாம். அதற்கான செட்டிங்ஸ் மட்டும் செட் செய்திட வேண்டும். அவுட்லுக் எக்ஸ்பிரஸ்ஸில் இதனை மேற்கொள்ளும் வழியினைப் பார்க்கலாம்.

1. Tools மெனுவில் Options செலக்ட் செய்திடவும்.

2. அடுத்து Mail Set up டேப்பினைத் தட்டித் திறக்கவும்.

3. Send / Receive ஆப்ஷனில் அதன் மீது கிளிக் செய்திடவும்.

4. பின் All Accounts செக்ஷனில் Include this Group in Send / Receive என்பதில் செக் செய்து இருப்பதனை எடுத்துவிடவும்.

5. பின் Close அழுத்தி OK அழுத்தி வெளியே வரவும்.

அனைத்து அக்கவுண்ட்களையும் சென்ட்/ரிசீவ் ஆப்ஷனிலிருந்து எடுத்துவிட்டிருப்பதால் ஒவ்வொரு முறை நீங்கள் மெயில் அனுப்பும்போதும் பெற முயற்சிக்கையிலும் சென்ட் / ரிசீவ் பட்டனை அழுத்த வேண்டும்.

இவ்வாறு நீங்கள் எழுதும் ஒவ்வொரு கடிதமும் உங்கள் முயற்சியில் தான் செல்லும். இது ஜஸ்ட் லைக் தட் சென்ட் பட்டனை அழுத்தும் வேலை இல்லை. சிறிது நேரம் ஆகும் என்பதால் நாம் முகவரியை மீண்டும் சரியா எனப் பார்க்கலாம்.

கோபத்தில் எழுதிய கடிதத்தினை மீண்டும் சரி செய்து நாகரிகமானதாக மாற்றலாம். கடிதத்தில் உள்ள டெக்ஸ்ட்டில் உள்ள சிறிய தவறுகளைத் திருத்தலாம். அழகு படுத்தலாம். மொத்தத்தில் அனைவரிடமும் நல்ல பெயர் எடுக்கலாம்